Archiwizacja dokumentów w archiwum zakładowym, czyli przejrzystość, lepsza jakość obsługi oraz bezpieczeństwo

Archiwizacja dokumentów w archiwum zakładowym, czyli przejrzystość, lepsza jakość obsługi oraz bezpieczeństwo 1

Aby zachować porządek w firmowej dokumentacji, potrzebne jest jasne określenie reguł przechowywania akt, a następnie stosowanie się do nich. Jeśli w naszej firmie zauważyliśmy na tym polu pewne nieprawidłowości, to znak, że czas przeprowadzić profesjonalną archiwizację dokumentów.

Aby zachować porządek w firmowej dokumentacji, potrzebne jest jasne określenie reguł przechowywania akt, a następnie stosowanie się do nich. Jeśli w naszej firmie zauważyliśmy na tym polu pewne nieprawidłowości, to znak, że czas przeprowadzić profesjonalną archiwizację dokumentów.

Właściwe zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie

Zarządzanie dokumentacją to ogół czynności, które pozytywnie wpływają na efektywność przetwarzania akt w firmie. Właściwie przeprowadzone działania tego typu pozwalają pracownikom sprawnie wymieniać się danymi z kontrahentami i klientami oraz z innymi osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie. Nieprawidłowe zarządzanie dokumentacją prowadzi z kolei do chaosu oraz utraty kontroli nad dokumentami napływającymi i tymi, które już od dłuższego czasu znajdują się w posiadaniu firmy. Ten drugi scenariusz jest szczególnie niebezpieczny po wprowadzeniu RODO. Ustawa sprawiła, że przedsiębiorstwa oraz instytucje kontrolujące zaczęły priorytetowo traktować kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Aby uniknąć takiej sytuacji, należy zaplanować konkretną strategię działania. Powinna ona obejmować zarówno sposób postępowania z dokumentacją świeżą, regularnie napływającą do firmy, jak też z dokumentacją, która już została zgromadzona. Do dynamicznie działającej firmy prawie każdego dnia napływają nowe faktury, pisma i inne dokumenty. Właściwe zarządzanie nową dokumentacją powinno polegać na tym, że każdorazowo taki dokument jest oceniany pod kątem treści, przydatności oraz ewentualnego dalszego przeznaczenia. Na tej podstawie należy zakwalifikować go do odpowiedniego typu dokumentów, a następnie, jeśli to konieczne, zadbać o jego przechowywanie. Jak łatwo się domyślić, nie da się precyzyjnie sortować i rozdzielać napływającej dokumentacji, jeśli w firmie nie istnieją procedury dotyczące obiegu akt. Dopiero wdrożenie tych zasad pozwoli zachować porządek i sprawi, że każde kolejne pismo, które pojawia się w firmie, zostanie umieszczone w odpowiedniej kategorii. Takie profesjonalne działania porządkowe to właśnie archiwizacja dokumentów. W tym momencie warto wrócić do kwestii dokumentacji, która już jest zgromadzona w firmie. To od niej powinniśmy rozpocząć sortowanie akt, a następnie, podobne zasady stosować dla dokumentacji napływającej na bieżąco.

Jak przeprowadzić archiwizację dokumentów?

Popularnym rozwiązaniem, z którego korzysta wiele firm, jest współpraca z przedsiębiorstwami, specjalizującymi się w zarządzaniu dokumentacją. Tacy usługodawcy, jak np. EkoAkta, oprócz archiwizacji dokumentów, oferują również bezpieczną utylizację akt oraz przechowywanie dokumentacji w odpowiednio zabezpieczonych lokalizacjach (zarówno tę w formie papierowej, jak i tą elektroniczną, zapisaną na nośnikach danych). Coraz większym zainteresowaniem cieszy się też usługa digitalizacji, a więc transformacji tradycyjnego dokumentu na format cyfrowy.

Archiwizację dokumentów można również przeprowadzić samemu. Warto mieć chociaż podstawową wiedzę na temat sortowania akt oraz dobrze orientować się w aktualnych przepisach prawnych. Należy nastawić się na to, że taki proces może zająć dużo czasu. Wiele zależy od tego, jakimi kompetencjami dysponujemy oraz jak dużymi zbiorami dokumentacji dysponuje firma. Dobrze jest przeanalizować te kwestie, zanim zaczniemy planować archiwizację. W przeciwnym wypadku może okazać się, że będąc w połowie zadania, uświadomimy sobie, że samodzielne przeprowadzanie procesu jest nieopłacalne. Wybierając pomoc profesjonalistów, możemy nie tylko zaoszczędzić czas. Dodatkowo zyskujemy pewność, że archiwum zostało stworzone w oparciu o jasne zasady, jest intuicyjne i nawet nowi pracownicy będą mogli w pełni korzystać z takich zasobów.

Co daje archiwizacja dokumentów z profesjonalistami?

  • Efektywniejsze działanie pracowników

Najważniejszą zmianą, którą można odczuć chwilę po zakończeniu procesu archiwizacji dokumentów jest zwiększenie przejrzystości archiwum. Kategorie, zrozumiałe oznaczenia, intuicyjny podział – to wszystko sprawia, że przejrzystość docenią nawet osoby, które nie są biegłe w kwestiach archiwizacyjnych. Porządek w dokumentacji ułatwi realizację zadań pracownikom na każdym szczeblu. Dzięki rzetelnej archiwizacji będą mogli szybko wyszukać interesujące ich akta i skorzystać z nich, aby wypełnić sprawnie swoje służbowe obowiązki.

  • Większe bezpieczeństwo

Każda osoba, która kiedykolwiek miała do czynienia z nieuporządkowaną dokumentacją, zdaje sobie sprawę z tego, jak łatwo tutaj o zawieruszenia. Zagubiona dokumentacja może doprowadzić do sytuacji, w której pogorszą się relacje służbowe firmy z jej klientami i partnerami. Obniżona jakość obsługi źle świadczy o przedsiębiorstwie, podkopuje jego kompetencje oraz, po pewnym czasie, prowadzi do obniżenia zysków. Po przeprowadzeniu rzetelnej archiwizacji dokumentów możemy być pewni, że zawsze będziemy w stanie przedstawić naszym klientom i partnerom dokument, o który proszą. W efekcie, na skutek archiwizacji zwiększa się nie tylko bezpieczeństwo firmy, ale również jest prestiż.

Artykuł sponsorowany

0 0 głosuj
Ocena artykułu

Rozwój lokalnych mediów potrzebuje finansowania, Twoje wpłaty czynią nas niezależnymi i samowystarczalnymi. Dziękujemy.

Wybrane dla Ciebie

Opublikował: PGO24

Subskrybuj
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
Pokaz wszystkie komentarze
0
Co o tym myślisz? Prosimy o komentarz.x
()
x